Automatyzacja procesów biznesowych

Zamieniamy powtarzalne czynności w przepływy, które dzieją się same: dokumenty, zamówienia, dane między systemami, raporty i powiadomienia. Łączymy narzędzia, które do tej pory nie rozmawiały ze sobą.

Porozmawiajmy o automatyzacji Kiedy to ma sens

Ktoś w firmie przepisuje dane z maili, PDF-ów lub arkuszy do systemu.
Te same informacje wpisuje się w dwóch lub trzech miejscach.
Raporty powstają ręcznie, raz w tygodniu, z opóźnieniem.
Proces zatrzymuje się, bo czeka na przekazanie, potwierdzenie albo przypomnienie.
Narzędzia są dobre, ale nie są ze sobą połączone.

Co budujemy

Zakres dobieramy do procesu. Poniżej elementy, z których najczęściej składa się automatyzacja.

Integracje systemów: Łączymy CRM, ERP, sklep, pocztę, kalendarze, arkusze i narzędzia branżowe przez API, a gdy go brak, przez bezpieczne przetwarzanie plików i wiadomości.
Przepływy pracy: Zdefiniowane kroki: co ma się stać, kiedy, pod jakim warunkiem i kto ma o tym wiedzieć. Z obsługą wyjątków i czytelnym śladem tego, co się wydarzyło.
Przetwarzanie dokumentów: Odczyt danych z faktur, zamówień, formularzy i umów, walidacja według Twoich reguł, zapis do systemu i archiwizacja.
Raporty i powiadomienia: Automatyczne zestawienia z kilku źródeł, wysyłane tam, gdzie zespół je czyta: e-mail, komunikator, panel.
Monitorowanie i utrzymanie: Każda automatyzacja ma kontrolę błędów i alarmy, żeby cicha awaria nie zatrzymała procesu bez wiedzy zespołu.

Jak to może wyglądać

Scenariusz poglądowy, który pokazuje mechanizm, a nie opis wdrożenia dla konkretnego klienta.

Zamówienia z e-maila prosto do systemu

Klienci wysyłają zamówienia w PDF-ach i w treści maili, a zespół przepisuje je do ERP.

Przepływ informacji

Wiadomość z zamówieniem trafia na skrzynkę firmową.
System odczytuje pozycje i dane klienta, sprawdza je z cennikiem i stanami magazynowymi.
Zamówienie powstaje w ERP; przy niezgodności pracownik dostaje zgłoszenie z podświetlonym problemem.

Rezultat jakościowy

Zespół nie przepisuje zamówień, tylko rozstrzyga wyjątki. Klient szybciej dostaje potwierdzenie.

Które systemy biorą udział w procesie i czy mają API lub eksport danych.
Jakie reguły i wyjątki obowiązują: to one są najtrudniejszą częścią automatyzacji.
Kto ma dostęp do danych, gdzie są przechowywane i jak zabezpieczone.
Po czym poznamy, że automatyzacja działa: czas, liczba błędów, obciążenie zespołu.

Powiązane rozwiązania

Porozmawiajmy o tym, co odciąży Twój zespół.

Opisz sytuację w kilku zdaniach. Odpowiemy, czy i jak możemy pomóc, i zaproponujemy następny krok. Bez zobowiązań i bez prezentacji sprzedażowej.

Opisz swój problem info@dealab.eu